Mit über 80.000 Teilnehmenden und hunderttausenden Gästen gehört das Internationale Deutsche Turnfest zu den größten Wettkampf- und Breitensportveranstaltungen der Welt. Großevents wie diese fordern nicht den Organisationsteams und Vereinen jede Menge ab, sondern auch den Kommunen.

Neben Logistik, Management und Sicherheit gehört zur professionellen Gäste- und Teilnehmendenbetreuung auch ein erstklassiger Kundensupport, der den Menschen bei allen Anliegen rund um die Veranstaltung hilft. Ein reibungslos funktionierender Service ist der Schlüssel zum Erfolg jeder Großveranstaltung. Hierbei kommt es vor allem auf gute Erreichbarkeit, schnelle Reaktionszeiten und eine umfassende Lösungskompetenz an.

Als erfahrener Kundenservice-Dienstleister war es unser Ziel, einen umfassenden telefonischen Service zur Verfügung zu stellen, den Gäste, Anwohner und Teilnehmende rund um die Uhr für alle Fragen und Anliegen erreichen können.

• Nahtlose Erreichbarkeit rund um die Uhr während der gesamten Eventwoche
• Umfassender Kundensupport bei Anliegen von Sportlern, Teilnehmenden, Gästen und Anwohnern
• Schnelle Reaktionszeiten: Sofort-Hilfe für die Anrufenden und zuverlässiger Rückrufservice
• Mehrsprachiger Kundenservice für nationale und internationale Gäste

Im Zentrum unseres Engagements stand ein leistungsstarkes Team von 40 qualifizierten Kundenberatenden und zwei Teamleitenden mit internationaler Erfahrung, das 24 Stunden täglich für Sportler*innen, Gäste, Leipziger*innen und Organisator*innen erreichbar war. Um einen lückenlosen Betrieb sicherzustellen, arbeiteten 20 unserer eigenen Mitarbeitenden sowohl vor Ort als auch im Homeoffice. Diese dezentrale Struktur ermöglichte eine schnelle Reaktion auf unterschiedlichste Anfragen bei gleichbleibend hoher Servicequalität – ein klarer Vorteil in einem dynamischen Veranstaltungsumfeld wie dem Turnfest. Unterstützt wurde unser Team zudem von rund 20 Mitarbeitenden des Veranstalters, deren Einsatz wir gemeinsam koordiniert haben.

Die Komplexität der Anfragen war umfangreich: Neben allgemeinen Informationen zum Ablauf der Veranstaltung, Lageplänen oder Anreisemöglichkeiten standen auch ganz praktische Themen im Mittelpunkt – etwa Fragen zur Unterbringung, Verpflegung, sanitären Einrichtungen, Zugangsrichtlinien oder zur kurzfristigen Verfügbarkeit von Tickets. Besonders wichtig: Unser Serviceteam war darauf geschult, jede Anfrage schnell mit der gebotenen Fachlichkeit und Empathie zu beantworten – unabhängig vom Anliegen oder der Tageszeit. Konnten individuelle Fragen nicht sofort beantwortet werden, wurden diese adhoc mit dem Veranstalter abgeklärt und per Rückrufservice gelöst.

Für Projekte wie diese kommen häufig agile Serviceteams zum Einsatz, die wir mit Kundenberatenden aus unterschiedlichen Einheiten besetzen. Die passiert vor allem dann, wenn mehrsprachige Kundenberatende benötigt werden, bestimmte Erfahrungen von Vorteil sind oder das Projekt auf einen bestimmten Zeitraum befristet ist. Dass dies nahtlos und professionell funktioniert, ist vor allem unserer strukturierten Vorbereitung, dem hohen Qualifizierungsgrad der Kundenberatenden und dem gemeinsamen Verständnis für exzellenten Kundenservice zu verdanken. Die enge Abstimmung untereinander sowie mit dem Veranstalterteam sorgte für eine reibungslose Kommunikation und schnelle Lösungswege.

Erfolgsfaktoren

• Einsatz von erfahrenen Kundenberatenden mit diversen Sprachkenntnissen
• Management durch Teamleitende mit langjähriger Expertise und internationaler Erfahrung
• effiziente Steuerung und Einsatzplanung aller internen und externen Kundenberatenden aus einer Hand
• Einsatz im Homeoffice um Nachtschichten effizient abzubilden
• Schulung auf vielseitige Anliegen, Zielgruppen und Herausforderungen
• Implementierung des Rückrufservice für individuelle Anliegen die nicht im 1st-Level gelöst werden konnten
• Enge Abstimmung mit dem Veranstalterteam

Die Rückmeldung seitens des Veranstalters fiel ausgesprochen positiv aus: Neben der Zuverlässigkeit und Effizienz unseres Services wurden besonders der menschliche Umgang, die hohe Kommunikationsqualität und unser sichtbares Engagement hervorgehoben. Die TAS AG konnte mit diesem Einsatz unter Beweis stellen, dass telefonischer Kundenservice auch bei Großveranstaltungen unter Live-Bedingungen ein starkes Rückgrat für den Veranstaltungserfolg bildet.

Für unser gesamtes Team war das Turnfest nicht nur ein außergewöhnlicher Auftrag, sondern auch eine willkommene Abwechslung zu unserer Expertise in den Bereichen Finanzen, Versicherungen, Energie und E-Commerce. Die Möglichkeit, in einem so lebendigen und internationalen Umfeld mitzuwirken, wurde von allen Teammitgliedern wie immer als bereichernd erlebt – fachlich wie persönlich.